Quelqu'un m'a demandé "comment créer une tâche automatiquement dans Asana 3 jours après un rendez-vous ?"
Cette automatisation fait gagner beaucoup de temps pour assurer le suivi clients. Je l'ai réalisée en utilisant Zapier.
Création d'un zap dans Zapier: le déclencheur ("trigger")
Dans Zapier, on va donc créer un zap pour lequel on va utiliser Google Calendar comme trigger.
On pourrait utiliser une autre application de prise de rendez-vous pour déclencher le zap, du moment que l'on dispose d'un champ "date".
On commence par connecter l'application Google Calendar, en choisissant l'évènement de déclenchement "new event" (nouvel évènement), et en connectant son compte pour donner les accès à Zapier.
Configuration de l'action dans Zapier
Pour ce qui est de l'action qui va être générée chaque fois qu'un rendez-vous est créé, on connecte l'application Asana, et on paramètre l'action, en indiquant:
- le workspace où créer l'action
- le projet
- la section
- le nom: ici j'ai décidé de mettre le nom du rendez-vous
- la date d'échéance ("due date"): ici, après avoir affiché tous les champs disponibles dans Google Calendar, je sélectionne la date de fin d'évènement. Comme on souhaite retarder de 3 jours l'échéance de la tâche par rapport au rendez-vous, j'ajoute à la fin du champ la mention "+72h"
Test et vérification du résultat
Après avoir validé les options, je crée un rendez-vous le mercredi à 11h dans Google Calendar. Je teste l'action du zap en cliquant sur le bouton de test, et quand je me rends dans Asana, je peux constater qu'une tâche a bien été créée pour le samedi à 11h, soit trois jours plus tard
Tuto en vidéo
Voici la vidéo complète expliquant les étapes. N'hésitez pas à liker et/ou commenter la vidéo; je répondrai à toutes vos questions.