Lorsque vous gérez une entreprise, il y a un million de choses à faire et pas assez de temps pour les faire.
Vous devez trouver des moyens d'automatiser vos processus afin de pouvoir gagner du temps et vous concentrer sur les tâches les plus importantes.
Voici trois outils gratuits qui peuvent vous aider à démarrer :
Outil de prise de rendez-vous en ligne: une alternative à Calendly qui fait aussi CRM
Avec outil de prise de rendez-vous en ligne, vous pouvez facilement planifier des réunions professionnelles sans tous les allers-retours d'e-mails. Adieu, tracas !
Vous pouvez maintenant gagner du temps et vous remettre au travail.
Voici comment cela fonctionne : vous créez un type d'événement (par exemple un appel découverte de 30 minutes), et mettez les détails de la réunion (sujet, lieu, description, etc.).
Ensuite, vous partagez le lien de l'événement avec la personne que vous souhaitez rencontrer, voire mieux, vous l'intégrez directement sur votre site web ou dans vos profils sur les réseaux sociaux. Ils peuvent alors facilement voir vos disponibilités et réserver un horaire qui vous convient à tous les deux.
Dès qu'un rendez-vous est pris, le créneau correspondant est bloqué dans votre agenda; aucun risque de double réservation. En parallèle, un email de confirmation de rendez-vous est envoyé au contact.
Parmi ce type d'outils, le premier est Calendly en terme de popularité dans la sphère des entrepreneurs (surtout les solopreneurs).
Mais à mon avis, ce n'est pas l'outil gratuit de prise de rendez-vous en ligne le plus intéressant, car vous serez limités à un seul type d'évènement.
Je conseille plutôt d'opter pour Hubspot: en plus de proposer jusqu'à 9 types de rendez-vous (9 durées de 15mn à 2h, plus une durée personnalisée), le contact sera directement ajouté dans la liste email de la base de données, car oui, le point fort est que Hubspot est avant tout un CRM qui vous permettra un suivi client efficace.
Mettez le en place dès le début de votre activité, même si vous n'avez qu'un seul client pour commencer, vous gagnerez un temps fou par la suite !
Parmi les autres gros avantages, l'extension Chrome vous permettra de consigner tous les échanges d'emails et chaque appel de suivi avec vos prospects et clients, et même d'être notifiés lorsqu'ils ont ouvert votre email, pour proposer un customer care de top qualité.
Gagner du temps grâce à un outil de planification des tâches: Trello
Parmi les nombreux outils que j'utilise, Trello est de loin le meilleur des outils de gestion des tâches que j'ai testé, je l'utilise tous les jours depuis de nombreuses années.
Trello est un outil visuel qui permet à votre équipe (ou à vous-même si vous êtes seul) de gérer n'importe quel type de projet ou de flux de travail, ou encore de suivre les tâches en les organisant dans des tableaux, des listes et des cartes sur le principe du Kanban. Les manières d'utiliser l'outil sont aussi nombreuses qu'il y a d'individus et de types de projet.
En ce qui me concerne, j'ai un tableau par client, que je partage avec le client concerné pour suivre l'avancement des prestations de services (on peut inviter gratuitement un nombre illimité de contacts sur chaque tableau, à condition qu'ils ne collaborent effectivement que sur un seul tableau de l'espace de travail).
Les listes représentent les étapes du projet (par exemple: à venir, en cours, terminé), et chaque carte une tâche à effectuer, qui peut être attribuée à un ou plusieurs membres du tableau, avec éventuellement une date d'échéance. A l'intérieur d'une carte, on peut même encore ajouter des listes à cocher (comme des sous-tâches par exemple), et on peut s'échanger des commentaires sur chaque carte.
Le gain de temps est encore plus phénoménal si on mets en place des règles d'automatisation pour complètement adapter le flux aux méthodes de travail de l'équipe. Une que j'aime particulièrement, consiste à déplacer automatiquement la carte dans la liste "terminé" lorsque la carte est marquée comme terminée.
Aussi, vous pouvez programmer la répétition de carte pour les tâches répétitives, en assignant automatiquement un responsable et une date d'échéance. Ce sont des exemples simples, mais les possibilités pour automatiser son business sont innombrables, rien qu'à l'intérieur même de cet outil, encore plus depuis que les Power-ups sont devenus accessibles en illimité avec le plan gratuit (ce sont des extensions qui apportent des fonctionnalités complémentaires).
Outils d'automatisation: dites au revoir aux tâches chronophages et aux tâches répétitives avec Zapier
Zapier est un type d'outil incontournable pour automatiser son business: il permet d'automatiser les actions dans une application ou entre plusieurs d'entre elles. Zapier propose même des templates d'automatisations, de quoi donner l'inspiration de départ à un entrepreneur qui débute en catégorie gain de temps.
Cela fait également des années que j'utilise ce genre de solutions , et une de mes premières automatisations a été de créer un rendez-vous dans mon agenda pro dès qu'un rendez-vous est créé dans mon agenda perso, pour éviter le télescopage de rendez-vous.
Mettez en place une automatisation une seule fois, et elle tourne autant de fois que nécessaire sans la moindre intervention de votre part. Un simple calcul pourra vous démontrer l'intérêt de mettre en place tous les scénarios d'automatisation possibles pour ne plus être esclave de son business.
Bonus: exemples pour automatiser son business en utilisant les trois outils présentés
- Un prospect se rend sur le site internet et prend rendez-vous pour un appel découverte: son contact est automatiquement créé dans le CRM Hubspot
- Un rendez-vous est enregistré dans votre agenda. Grâce à Zapier, tous vos rendez-vous sont synchronisés dans vos différents agendas.
- Suite au rendez-vous, le prospect est intéressé, vous créez un deal dans Hubspot pour suivre l'avancement. Dès que vous marquez le deal comme "gagné" dans Hubspot, Zapier crée un tableau Trello pour le projet (sur base d'un modèle préalablement créé), et envoie un lien d'invitation au client pour l'inviter à collaborer sur le tableau Trello
- Pendant le projet, les tâches complétées sont automatiquement déplacées dans le tableau.
- Chaque fin de semaine, une automatisation dans Trello envoie un rapport d'avancement du projet au client
En commençant dès aujourd'hui à automatiser votre entreprise avec les outils gratuits répertoriés accessibles à tout le monde, vous pouvez vous débarrasser des tâches chronophages, et vous concentrer sur des choses plus importantes.
L'automatisation peut vous aider à améliorer votre efficacité et votre productivité, alors pourquoi ne pas commencer dès aujourd'hui ?
Si vous avez besoin d'un peu d'aide pour identifier ce qui peut être automatisé ou mettre en place des automatisations, rendez vous sur www.opti-biz.com, et cliquez sur le bouton pour "réserver un appel" ... vous déclencherez le processus automatisé que j'ai mis en place, et je me ferai un plaisir de vous aider à gagner du temps !